Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Если сотрудник постоянно ездит по служебным делам на своей машине, ему нужно возместить расходы. Работодатели больше заботятся о выгоде, поэтому любыми способами пытаются уменьшить размеры компенсации. Чтобы сотрудник мог защитить свои права в суде, нужно правильно оформить документы. В противном случае ему могут отказать в компенсации за использование личного автомобиля.

Правовое регулирование

Работодатель должен заплатить сотруднику за эксплуатацию, износ оборудования, которое он применяет в служебных целях. Это оговаривает Статья 188 Трудового кодекса РФ. Наниматель обязан возместить все издержки, связанные с использованием автомашины.

Сумму вознаграждения нужно прописать в трудовом договоре. Если работодатель откажется от выплаты, без этого документа суд вынесет решение в его пользу.

Компенсацию за эксплуатацию и износ автомобиля регламентируют несколько подзаконных актов. Среди них – разъяснительные письма Минфина РФ от 16.05.1995 и Министерства РФ по налогам и сборам от 02.06.2004. Согласно этим документам, вопросы о денежном вознаграждении и возмещении убытков решаются в двустороннем порядке между служащим и нанимателем.

При этом должны быть соблюдены такие правила:

• Работодатель издает приказ или заключает индивидуальный договор с сотрудником, где прописан размер компенсации.
• Выплаты осуществляют, если автомобиль планируют использовать для работы постоянно. Разовые компенсации не допустимы.
• Если транспорт простаивает из-за отпуска или болезни сотрудника, выплаты не производят.
• Компенсацию выплачивают ежемесячно.

Гражданский кодекс РФ предусматривает 3 варианта эксплуатации личного автомобиля сотрудника:

• Ссуда или бесплатное пользование. Согласно договору, транспорт переводят на баланс предприятия. Все издержки по его содержанию оплачивает наниматель.
• Аренда – получение транспорта во временное пользование с водителем или без него. Подписывают документ, где указывается сумма ежемесячной платы. Арендодатель обязуется поддерживать автомобиль в рабочем состоянии, берет на себя издержки, связанные с текущим или капитальным ремонтом. Если договор заключается с водителем, прописывают и его обязанности.
• Компенсационное пользование – сотрудник ездит на машине не только по работе, но и личным нуждам. Все затраты, связанные со службой, должны подтверждаться документами. При этом работодатель обязан заплатить за износ автомобиля.

Оформление компенсации

Контракт о возмещении издержек можно заключить такими способами:

• Трудовым договором, который оформляют при устройстве на работу.
• Отдельным документом. Этот вариант подходит, если нужна машина человека, который уже работает на нанимателя.
• Оформление договора аренды.

В рамках трудового договора

Соглашение о компенсации за использование личного автотранспорта прописывают отдельным пунктом при оформлении трудового договора с работником, где указывают:

1. Порядок использования автомобиля. Задачи, для решения которых его будут применять, время эксплуатации машины для нужд нанимателя и сотрудника, другие положения.
2. Размер компенсации.

При расчете суммы выплат учитывают:

• Остаточную стоимость автомобиля.
• Техническое состояние машины в момент заключения контракта.
• Интенсивность эксплуатации.
• Метод амортизации автомобиля, на который будут ориентироваться при расчете.
• Издержки на ремонт.
• Возмещение других затрат – ГСМ, страховки и т.д.
• Общий срок использования автомобиля.

Если потребность в машине возникла после того, как сотрудник был нанят на работу, новый трудовой договор заключать не нужно.

Служащий пишет заявление, наниматель издает приказ, где определяет порядок пользования автомобилем, размер выплат, другие моменты.

Заключение договора аренды

В этом случае документ должен иметь следующие пункты:

• Описание машины – марку, регистрационный знак, дату выпуска, объем мотора, срок полезного использования и т.д.
• Документы сотрудника, подтверждающие право на владение транспортом. К договору прикрепляют копию паспорта автомобиля, справку о госрегистрации.
• Срок аренды.
• Сумма, дата внесения платы.

Компания может арендовать машину с водителем или без него. Это тоже прописывают в договоре:

• С экипажем. Арендодатель предоставляет услуги по вождению, отвечает за техническую эксплуатацию транспорта. Он обязан поддерживать машину в рабочем состоянии, при необходимости ремонтировать. Договор прописывает должностные обязанности служащего, например, выезд на участки, доставка почты.
• Без экипажа. Арендодатель дает автомобиль временно за определенную плату без предоставления услуг. Наниматель отвечает за поддержание рабочего состояния транспорта, оплачивает текущий и капитальный ремонт.

При оформлении договора учитывают такие моменты:

• Арендная плата за эксплуатацию машины в служебных целях не облагается страховыми взносами (НК РФ, ст. 420.4).
• Прибыль служащего по договору – аренда и плата за услуги по вождению и технической эксплуатации автомобиля, если машина была нанята с водителем. Когда транспорт арендован без него, арендная плата облагается налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). Этот момент оговаривают ст. 208.1.4/6; 209.1; 210 НК РФ.
• Заключая договор, нужно разграничить арендную плату, которая не облагается страховым взносом, и гонорар за вождение и техническую эксплуатацию (он обкладывается).

Автомобиль, полученный по договору аренды, закрепляют за сотрудником организации (владельцем транспорта или другими служащими), которые будут им пользоваться.

Арендатор оплачивает расходы, которые возникли во время коммерческой эксплуатации транспорта. Он выделяет деньги на топливо, другие расходные материалы, страховку, оплату сборов.

Подтверждающие документы

Чтобы обосновать издержки, нужны документы, оформленные, согласно законам РФ:

• Договор аренды.
• Акт приема-передачи личного автомобиля, который был сдан работодателю.
• Бумаги, подтверждающие выплату арендных платежей.

Основной документ, которым руководствуется бухгалтер, определяя сумму гонорара, – путевой лист.

Он подтверждает реальное использование личного автомобиля для служебных целей, сообщает о количестве поездок. Бумагу выписывают на 1 рейс, рабочий день или смену.

Путевой лист должен содержать следующую информацию:

• Название и номер документа.
• Данные о владельце автомобиля.
• Срок действия путевого листа (число, месяц, год).
• Сведения о водителе – Ф.И.О., дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра, который подтверждает, что сотрудник может выполнять свои обязанности.
• Информация об автомобиле – тип, модель, наличие прицепа.
• Регистрационный знак.
• Показания одометра, измеряющего пробег.
• Дата, время выезда и заезда на парковку.
• Маршрут.
• Данные о прохождении техосмотра перед поездкой.
• Штамп владельца организации или арендатора машины.

Путевой лист в автотранспортных компаниях заполняет диспетчер, в других фирмах – специальный сотрудник, который несет ответственность за допущенные ошибки. Иногда это делает водитель. Он должен записать данные о пробеге машины, сверенные с показателями приборов.

Путевой лист обязательно заверяется подписью руководителя и печатью.

Документы, которые нужны бухгалтеру для расчетов:

• Квитанции, полученные со стоянки, станций обслуживания (услуги по мойке машин, ремонтные работы).
• Чеки АЗС, которые подтверждают расходы на ГСМ при использовании личного транспорта.
• Отчеты о поездках.
• Расчет затрат в денежном выражении. Например, плату за бензин производят с учетом пробега, цены, норм расхода, которые были указаны в соглашении между нанимателем и сотрудником.

Размер компенсации

Издержки возмещают на основе путевых листов, чеков и других бумаг. Если поездки не подкреплены документами, компенсацию высчитывают, исходя из количества дней, когда машина была в эксплуатации. Например, арендодатель должен заплатить 2 тыс. руб. за месяц, продолжительностью 20 рабочих дней (дн.), а путевые листы оформлены на 18. Итоговая сумма компенсации рассчитывается так: 2 тыс. руб. / 20 дн. х 18 дн. и составляет 1,8 тыс. руб.

Если работа сотрудника не связана с ежедневными поездками, нанимателю не нужно устанавливать фиксированную ставку. Это поможет избежать лишних трат – работодатель должен будет выплатить ее полностью, даже когда автомобиль не использовался. Если он сократит сумму и не зафиксирует это документально, у контролирующих органов возникнут вопросы о размере налогов.

Важно: сколько бы использовал водитель топлива, выплаты проходят в лимитах, указанных распоряжением Министерства Транспорта РФ от 14.03.08 «О нормах расхода ГСМ на транспорте».

Сотрудник может предварительно заключить с нанимателем дополнительно договор об оплате топлива. Отчеты и квитанции больше нужны для того, чтобы работодатель не переплатил.

Налогообложение

Важно правильно оформлять все документы, которые касаются компенсации. Ошибки или нечеткие формулировки – причина лишних начислений НДФЛ и страховых взносов.

Следует учесть такие моменты:

• Арендная плата – доход сотрудника, облагаемый налогом. Выплаты носят гражданско-правой характер, связанный с передачей имущества во временное пользование. Это значит, что из аренды не удерживают платежи по медицинскому, пенсионному, социальному страхованию.
• Плата, полученная за вождение автомобиля, – прибыль, поэтому служащий должен заплатить налог. Взносы начисляют по всем обязательным видам страхования.
• Плата за использование личного транспорта в служебных целях не должна облагаться налогами и страховыми взносами, если она не превысила суммы, указанной в соглашении между работником и нанимателем.
• Не нужно платить пошлину за компенсацию возмещения расходов, износ.

Зарплатные налоги

Чтобы доказать, что плата за использование транспорта – возмещение издержек, а не доход служащего, нужны такие документы:

• Письменный договор между работником и нанимателем об использовании личного транспорта.
• Путевые листы. Они нужны, если при расчете выплаты учитывают расстояние служебных поездок.
• Копия свидетельства о регистрации автомобиля, поскольку компенсацию предоставляют лишь за использование личного имущества сотрудника. Положена ли выплата сотруднику, который работает на машине по доверенности, вопрос спорный – на это есть разные указания со стороны Минфина РФ.
• Чеки, квитанции за ГСМ, парковку, оплату других издержек, которые связаны с использованием автотранспорта в интересах работодателя.
• Журнал учета служебных поездок, маршрутные листы с печатью и реквизитами компании.
• Расчет и конкретный размер компенсации.

Пошлину нужно платить за расходы, которые работник несет, вне зависимости от того, пользуется он машиной на службе или в свободное время.

Эта компенсация считается доходом работника. Она включает расходы:

• покупку запчастей;
• техобслуживание, в т.ч. – ремонт;
• уплату налога на транспорт;
• прохождение техосмотра.

Прибыль

Когда фирма нанимает машину сотрудника, она не переводит ее на свой баланс, поэтому не относит к основным средствам. Фирма не может списать траты на компенсацию как валовый расход предприятия. По этой причине выплаты делают из чистого дохода работодателя.

Нормы расходов за эксплуатацию личного транспорта служащих оговорены постановлением Правительства РФ №92 от 08.02.2002.

Их учитывают при определении суммы доходов, которая уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль, относят к прочим показателям, связанным с производством и реализацией.

При этом наниматель обязательно должен иметь копии бумаг, подтверждающие служебные затраты.

Нормы расходов для легкового автомобиля на месяц:

• с двигателем до 2 тыс. см³– 1,2 тыс. руб.
• с мотором от 2 тыс. см³ – 1,5 тыс. руб.

Отражение в бухучете

Издержки компании, связанные с эксплуатацией личного автомобиля служащего, признают тратами по обычным видам деятельности. Размер компенсации заносят в расходы по дате начисления. Их списание лучше делать на счета, где отражена заработная плата сотрудника.

Компенсация за использование личного транспорта при УСН (упрощенной системе налогообложения) оформляется по такому примеру:

• В августе менеджер Иванов заключил договор за использование своей машины.
• Объем мотора – 1,5 см³.
• Сумма вознаграждения – 1,2 тыс. руб./мес.
• В августе 23 рабочих дня, 4 из них Иванов проболел. Значит, ему полагается компенсация за 18 рабочих дней. Высчитывается она по формуле: 1,2 тыс. руб. / 23 дн. х 18 дн. = 939 руб.
• Бухгалтер указывает в бухучете так: Дебет 26 Кредит 73 – 939 руб. Иванову начислена компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок. Дебет 26 – общехозяйственные расходы. Кредит 73 – расчеты с персоналом по прочим операциям.

Сроки выплаты

Деньги за пользование машиной нужно выплачивать каждый месяц. Если даты начисления и выплаты денежного вознаграждения будут отличаться, в бухучете может появиться временная разница. Чтобы избежать проблем с контролирующими органами, компенсацию служащему надо платить без задержек, в месяц ее начисления.

Видео