По трудовому законодательству каждый сотрудник, проработавший на одном месте не менее полугода, может получить отпуск (в некоторых случаях, не только основной ежегодный, но и дополнительный). Время отдыха предоставляется по утвержденному графику, за тружеником на этот период сохраняется рабочее место и ему выплачиваются отпускные. Но возможны ситуации, когда освобождение от работы требуется внезапно, например, при смерти близкого родственника. Тогда сотрудник может получить отпускной период без сохранения заработной платы.

Что такое отпуск за свой счет

Название этого периода ясно объясняет его специфику. Как и полагается при отпуске, работник получает освобождение от работы на определенный период, но при этом, дни отдыха не будут оплачены. Необходимость такого перерыва возникает из-за объективных обстоятельств (экзаменационной сессии, свадьбы, рождения ребенка и др.). В зависимости от ситуации и категории труженика, отпуск без сохранения заработной платы может быть:

По выбору сотрудника. При этом случае работник имеет законодательное право на такой перерыв и работодатель не может ему отказать. Например, похороны отца (то есть, близкого родственника) – сотруднику по Трудовому кодексу положены 5 отпускных дней, которые ему обязаны предоставить.
По решению работодателя. При таком положении дел, сотрудник должен попросить освобождение от работы у директора, и может получить отказ, если причина будет не слишком уважительной. Например, похороны дяди (то есть, не близкого родственника) – при этом закон не гарантирует предоставление рабочего перерыва, оставляя окончательное решение за руководителем предприятия.

По инициативе работника

В случае законодательного закрепления права труженика на неоплачиваемый рабочий перерыв, руководитель не может отказать ему. Такая возможность появляется у сотрудника по причине:

Своего статуса. Например, отпуск без сохранения зарплаты положен Героям Советского Союза, помощникам кандидатов в президенты России и пенсионерам по возрасту.
Сложившейся ситуации. К примеру, Трудовой кодекс (ТК) дает гарантии, что отпускное время будет предоставлено сотруднику по случаю свадьбы или рождения ребенка. Законное право на рабочий перерыв есть и у студентов вузов с государственной аккредитацией.

По инициативе работодателя

В случае, когда у работника нет законодательного права на краткосрочный отгул, но есть необходимость (например, свадьба собственного сына), то согласно трудовому кодексу вопрос решается по согласованию сторон. Работник составляет заявление, в котором обращается с просьбой к руководству предприятия. В итоге он может получить разрешение или отказ (например, по причине производственной необходимости).

Форма письменного заявления об отдыхе без сохранения оплаты обязательна и когда у труженика есть законодательное право на рабочий перерыв. Это больше похоже на информирование руководства о желании реализовать свое законное право, чем на просьбу, но формально у директора остается право отказать, наложив соответствующую резолюцию с подписью.

Распространенной ошибкой является путать освобождение от работы по инициативе работодателя и вынужденный административный отпуск без сохранения заработной платы, в который руководство предприятия может отправить сотрудников при падении производства. Это совершено разные понятия! Различия:

Отдых без сохранения оплаты по инициативе работника подразумевает желание сотрудника получить освобождение от трудовых обязанностей, и вызвано его личными причинами.
Вынужденный административный отпуск является нарушением закона (в случае проблем с производством, согласно ТК РФ работодатель должен оформить простой с выплатой как минимум 2/3 от заработной платы). Он не подразумевает стремления сотрудника получить рабочий перерыв, и вызван производственными проблемами. Такая форма трудовых отношений противоречит законодательству и влечет штрафные санкции.

Нормативно-правовое регулирование

Базовое определение понятий относительно отпуска за свой счет излагается в статье 128 Трудового кодекса РФ. Там приводятся категории сотрудников, которым по закону положен этот вид отдыха (например, работникам в случае рождения ребенка). Другие места Трудового кодекса дополняют этот список, к примеру, статьи 173 и 174 распространяют такое право на тех, кто проходит обучение в ВУЗах и ССУЗах (при сдаче квалификационных испытаний или подготовке диплома). Матери-одиночки или родители детей-инвалидов тоже могут рассчитывать получить освобождение от работы в удобное время.

Если Трудовой кодекс, рассматривает массовые категории работников, которые имеют безусловное право на отпускной период без оплаты, то федеральные законы устанавливают его для более узких групп. Например, Федеральный закон:

№ 4301-1 от 15.01.1993 определяет эту привилегию для Героев Советского Союза и полных кавалеров ордена Славы;
№ 19 от 10.01.2003 дает льготу доверенным лицам кандидата в президенты РФ;
№ 76-ФЗ от 27.05.98 распространяет право получить неоплачиваемый отпуск по инициативе работника на супругов военнослужащих.

Частные случаи рассматриваются в трудовом или коллективном договоре конкретного предприятия. В этих официальных документах работодатель может расширить права трудящегося на предприятии персонала по сравнению с законодательными нормами, например:

гарантировать каждому работнику отпуск без сохранения зарплаты продолжительностью 7 календарных дней в любое время на протяжении года);
предусмотреть особые условия для отдельных рабочих категорий (например, уборщиц или курьеров);
ввести премирование по итогам года для тех, кто не пользовался трудовым освобождением этого типа (т.е. больше времени уделял работе).

Кто может претендовать на отпуск без содержания

Законодательство (Трудовой кодекс и другая нормативно-правовая документация) определяет категории трудящихся, которые имеют право освобождения от работы без сохранения оплаты. В широком смысле, претендовать на такой отпуск могут все сотрудники предприятия при возникновении особых обстоятельств. Работник подает заявление, где указывает причину отпускного периода. Если труженик имеет законодательное право на отдых, он безоговорочно получает освобождение, в иных случаях решение начальства отпустить сотрудника на рабочий перерыв будет зависеть от весомости причин.

По семейным обстоятельствам

Статья 128 Трудового кодекса РФ приводит причины, по которым сотрудник может получить отпуск без сохранения оплаты продолжительностью до 5 календарных дней без каких-либо препятствий и ограничений. Сюда входят:

рождение ребенка;
свадьба;
смерть близкого родственника.

Весомость других семейных обстоятельств для предоставления периода отдыха, определяется руководством. Возможны два варианта развития событий, после того, как работник подаст заявление (в случае необходимости, подкрепив его копиями соответствующих документов):

Причина отражена в законодательстве, как повод для перерыва (собственная свадьба). Тогда предоставление отпускных дней носит безоговорочный характер.
Обстоятельство имеет личный характер и не регулируется законом (бракосочетание сестры). В такой ситуации вопрос решается договоренностью сторон, и возможно, что согласие руководства не будет получено.

Отдельным категориям работников согласно ТК РФ

Трудовое законодательство предоставляет право на получение отпуска без содержания отдельным группам тружеников. К числу тех, кому предоставляется такая возможность, относятся:

работающие инвалиды;
участники Великой Отечественной войны;
трудоустроенные пенсионеры,
родители, жены и мужья военнослужащих, погибших при выполнении обязанностей;
другие категории работников, прямо определенные российским законодательством.

При совмещении учебы и работы

В случае обучения сотрудника в высшем или среднем учебном заведении, Трудовой кодекс допускает предоставление отпускных дней на сдачу экзаменов и подготовку дипломной работы. Необходимым условием при этом является наличие государственной аккредитации у ВУЗа/ССУЗа. Статьи 173 и 174 ТК РФ регулируют продолжительность освобождения от работы в этом случае, например, при подготовке диплома в высшем учебном заведении, время отпуска без сохранения зарплаты может достигать 4 месяцев.

По уходу за детьми

Трудовым кодексом гарантируется право на двухнедельный отпуск без сохранения зарплаты для некоторых категорий родителей. К ним относятся сотрудники:

в семье, которых двое (или более) детей до 14 лет – к заявлению прикладываются копии свидетельств о рождении (если у бухгалтерии предприятия нет такой информации);
имеющие ребенка-инвалида – требуется документальное подтверждение инвалидности;
воспитывающие ребенка (детей) в одиночку – обращение к руководству сопровождается справкой по форме 25 из ЗАГСа.

Кому предоставляется в обязательном порядке

Основной список лиц, у которых есть право на отпуск без содержания, приводится в статье 128 Трудового кодекса РФ. Перечень включает:

участников Великой Отечественной войны;
трудящихся пенсионеров по старости;
близких родственников военнослужащих, погибших при несении службы;
трудящихся инвалидов;
всех сотрудников при рождении ребенка, регистрации брака или смерти близкого родственника.

Этот список дополняется другими статьями ТК РФ и иной нормативно-правовой документацией. Это может быть Федеральный закон (например, ФЗ №138 от 26.11.1996 гарантирует освобождение от работы отдельным участникам выборов в органы местного самоуправления) или локальный акт (например, коллективный договор), наделяющий отдельные категории тружеников правом на отпускной период.

Максимальная продолжительность

Трудовой кодекс (статья 128 и др.) определяет категории работников, имеющих безусловное право на получения перерыва за свой счет. Основанием для его представления является заявление сотрудника с указанием интервала освобождения от работы, и по закону руководитель не может отказать. В таблице показана максимальная продолжительность отпуска без сохранения заработной платы для разных работников или ситуаций:

Категория сотрудников или причина перерыва	Наибольшая продолжительность отпускного периода без сохранения зарплаты, календарных дней
Трудоустроенные инвалиды	60
Участники Великой отечественной войны	35
Герои Советского Союза или полные кавалеры ордена Славы	21
Сдающие вступительные экзамены в ВУЗ, в том числе – слушатели подготовительных отделений	15
Сдающие промежуточные экзамены в ВУЗ (или ССУЗ), имеющий государственную аккредитацию	15 (10)
Готовящие дипломную работу и сдающие госэкзамены в ВУЗе (или ССУЗе)	4 (2) месяца
Трудоустроенные пенсионеры по возрасту	14
Родители, мужья, жены военнослужащих, погибших (умерших от полученного ранения или заболевания) при прохождении службы.	14
Родители, имеющие двух (и более) детей до 14 лет	14
Родители, в одиночку воспитывающие ребенка	14
При рождении ребенка	5
При регистрации брака	5
При смерти близких родственников	5
Работающие по совместительству	Разница между продолжительностью перерыва на основном месте и на работе по совмещению (в ситуации, когда первый интервал больше).
Доверенные лица политических партий или кандидатов на выборах	На время предоставленных полномочий

Могут ли отправить сотрудника в отпуск за свой счет на время простоя

Возможны ситуации, когда по производственной, экономической или иной не зависящей от него причине, сотрудник временно не осуществляет трудовую деятельность. Согласно статье 72 Трудового кодекса РФ, этот период определяется как простой в работе. Например, из-за аварии на электрической подстанции, завод остался без энергоснабжения, поэтому токари и фрезеровщики не имеют возможности трудиться. В таких случаях, когда рабочий перерыв происходит не по вине работника, законодательство (статья 157 ТК РФ) предусматривает выплату не менее 2/3 оклада.

Распространено мнение, что во время вынужденного простоя, руководство может отправить персонал в административный отпуск, но это не так. Такой вид освобождения от работы предусматривает добровольное согласие сотрудника и наличие у него причины для перерыва. Случаи, когда начальство силовыми методами принуждает тружеников написать заявление на освобождение от работы, подразумевают штрафные санкции (до 20 000 р. для должностных лиц и до 70 000 рублей для организации).

Предоставление отпуска без сохранения заработной платы

Вне зависимости от того, имеет работник право на отпускные дни, или рассчитывает на понимание руководства, алгоритм действий будет одинаковым. Необходимо:

Написать заявление, где указать причины/основания, по которым требуется отпускной период. При необходимости нужно приложить подтверждающие документы.
Подать заявление директору организации. Важно учесть, что одного факта подачи руководству этого документа недостаточно – требуется получить одобрительную визу.
Дождаться оформления приказа, с которым сотрудника должны ознакомить под подпись. Выход в отпуск без приказа считается нарушением трудовой дисциплины, и имеет наказание вплоть до увольнения.
В случае производственной необходимости, допускается досрочный возврат к исполнению служебных обязанностей, но инициатором этого должен выступать сам сотрудник.

Заявление работника с указанием причины

Законодательство не определяет форму заявительного документа на отпускное время без содержания. Заявление составляется в свободной форме, но там обязательно нужно указать:

фамилию, имя, отчество и должность руководителя;
данные сотрудника;
причины, по которым ему требуется рабочий перерыв, или основание для появления законодательного права (ссылка на статью ТК РФ, нормативно-правовой акт и др.) ;
даты начала и конца отпускного периода;
продолжительность (точное количество дней) ;
дата составления, подпись.

Подтверждающие документы

Для того чтобы заявление было достоверным, к нему нужно приложить необходимую документацию. В зависимости от ситуации, это могут быть копии справок или свидетельств, удостоверяющие:

дату бракосочетания;
рождение ребенка;
смерть близкого родственника;
состав семьи;
должность в составе избирательной комиссии;
присвоенное звание Героя Советского Союза.

Приказ руководителя

Завизированное директором заявление с разрешением на отпускной период поступает к кадровику. Этот специалист должен подготовить приказ по форме Т-6, с которым работника знакомят под подпись. Важно понимать, что возможность выйти в отпуск появляется у работника только после выпуска приказного документа. Это верно и для случаев, когда работник имел право на рабочий перерыв (например, по причине рождения ребенка). Если приказа нет (а тем более – нет визы директора на заявлении), то отсутствие сотрудника на работе считается нарушением дисциплины и может привести к увольнению.

Отметки бухгалтера в личной карточке и табеле учета рабочего времени

Перерыв без сохранения заработной платы должен фиксироваться в бухгалтерской документации. В раздел VII личной карточки вносится следующая информация:

вид отпускного периода (конкретная формулировка берется из приказа);
продолжительность в днях;
даты начала и окончания;
номер приказа.

Вносятся данные и в табель учета рабочего времени. Дни отсутствия работника отмечаются в зависимости от того, как было оформлено освобождение от работы:

при наличии законного права – ставится код «ДО»;
по инициативе работодателя – вписывается «ОЗ»;
в связи с обучением – проставляется «УД»;
ежегодный дополнительный – пишется «ДБ».

Учет продолжительности неоплачиваемого отпуска

Во время перерыва за свой счет, сотрудник не получает заработной платы, но продолжает считаться в штате предприятия. По этой причине количество дней перерыва влияет на отработанный стаж, сумму дохода и показатели, которые ими определяются (например, среднюю зарплату). Поэтому, делая исчисление выплат по отпускным, больничному листу или пособию по беременности и родам, бухгалтеру нужно знать, как учитывать эти интервалы.

При расчете стажа работы

В трудовой период, который дает право на очередной оплачиваемый отпуск, засчитываются интервалы отдыха за свой счет продолжительностью не более двух недель за год. Долгосрочное освобождение от работы потребует повторно рассчитать сроки ежегодного оплачиваемого перерыва в трудовой деятельности. Например, сотрудник устроился на работу 1 мая, тогда:

при обычных условиях право на ежегодный отдых у него возникает через 6 месяцев, то есть 1 ноября;
если он использовал 3 недели за свой счет, то в рабочий стаж не будут засчитываться 21-14=7 дней, т.е. право на перерыв у него появится 7 ноября.

На пособие по временной нетрудоспособности

В соответствии с Федеральным законом №255-ФЗ от 29.12.2006, расчет выплат по социальному страхованию в случае болезни производится с учетом дохода за предыдущие два календарных года. Полученная сумма делится на число дней (730 суток) без исключения каких-либо временных интервалов (отпускных или праздничных дней и др.). Отсюда видно, что отпуск без сохранения зарплаты уменьшит сумму социальных платежей, если работнику придется заболеть (ведь если бы он не выходил на отдых за свой счет, доход за расчетный период был бы выше).

При расчете среднего заработка

В соответствии с законодательством, интервал перерыва без сохранения заработной платы полностью исключается из расчетного периода наряду с периодом больничных и командировок. Это прямо следует из статьи 139 Трудового кодекса, где говорится, что расчет производится исходя из фактически начисленной заработной платы и отработанного времени за предшествующие 12 календарных месяцев. Исключение отпускного времени из расчетов удобно для работника, ведь оно дает преимущество при выплатах, распределяя годовой доход на меньший интервал времени.

На страховой стаж при начислении пенсии

Вне зависимости от срока, в течение которого работник был освобожден от работы, ему за этот период не начислялся заработок и работодатель не производил пенсионные платежи. Из этого следует, что этот интервал времени полностью исключается из страхового стажа, который используется для расчета пенсии. Например, сотрудник использовал свое право на 4-месячный отдых за свой счет для подготовки диплома и сдачи госэкзаменов. Значит, в страховой стаж за этот год у него войдут только 8 месяцев.